Hoe hoog is het entropieniveau van jouw organisatie?

Het entropieniveau van mijn bedrijf? Wat nu weer, waar heb je het eigenlijk over? Mogelijk ken je het begrip 'entropie' nog niet en heb je er voor het besturen van jouw organisatie weinig of nooit over nagedacht. Nou, dat gaat door het lezen van dit stuk veranderen.

Wanneer ik het over je boot, jouw huis, een machine of je auto heb, dan laat je het wel uit je hoofd om van onderhoud af te zien. Je weet dat de kwaliteit van je bezit alleen op peil kan blijven, wanneer je er aandacht en geld aan besteedt. Ieder weldenkend mens wil zoveel mogelijk onder de dwingende invloed van entropie, de tweede fysische hoofdwet uit de thermodynamica, uit komen. Deze van oorsprong kosmische wet bezit een eigenschap waar niets of niemand aan kan ontsnappen. Alles na verloop van de tijd verslijt en veroudert en vervalt uiteindelijk tot chaos of zoals de Bijbel het zegt, keert tot stof weder. Niets blijft zoals het in aanvang was, dat is absoluut zeker!

Wanneer ik deze wet, dit sluipende principe onder de aandacht van de directieleden breng waar ik mee optrek en ze vraag hoe zij zich daartegen denken te weren, blijft het meestal pijnlijk stil. ‘Hoezo mezelf beschermen, het gaat toch niet om mij, maar om dingen, zoals de kwaliteit van programma’s of de machines die we in ons bedrijf gebruiken, e.d.? Die zijn toch aan slijtage en veroudering onderhevig en daar doen we alles aan om ze actueel en technisch op peil te houden?’

Dit is de gangbare opvatting en waarschijnlijk ook de veel gemaakte vergissing die leeft bij veel leiders en CEO's van organisaties en ondernemingen.

Wat zijn de consequenties van entropie?
Het onderhuidse principe entropie heeft invloed op alles en tast dus ook onze eigen vitale en intelligente binnenwereld aan. Onze ‘Werkplaats voor de geest’ zoals wij die enorm grote psychische binnenbeleving in ieder mens noemen, waardoor we meer dan ons lief is geconfronteerd worden met de fenomenen, zoals ‘vergeten’ en ‘vergissen’. Het zijn feitelijk de keiharde consequenties van entropie.

Alles wat als informatie en kennis in onze Werkplaats ligt opgeslagen, loopt geleidelijk maar zeker in kwaliteit terug en je merkt dat onder andere als je iets vergeet of onverhoopt niet meer weet.
Entropie heeft grote invloed op de daadkracht en inventiviteit van strategie- en beleidsbepalers aan de top van organisaties. Wanneer zij dit naar wanorde neigende principe niet goed begrijpen of als onbelangrijk van de hand wijzen, kan het grote en soms nauwelijks te becijferen schade aanrichten.

Wie heeft de teugels eigenlijk in handen?
Van leiders aan de top worden bovengemiddelde prestaties verwacht, waar ze doorgaans de juiste talenten en kwaliteiten voor bezitten. Daarmee tillen ze de onderneming boven zichzelf uit. Dat is immers de reden waarom ze deze positie of functie bekleden met alle emolumenten en egards van dien. 

De vraag die ze zichzelf kunnen en feitelijk ook regelmatig zouden moeten stellen is; wie heeft de teugels over het dagelijkse reilen en zeilen van mijn organisatie werkelijk in handen? Ben ik, zonder het te beseffen, aan deze wet overgeleverd en speel ik in plaats van een belangrijke hoofdrol, eigenlijk een ondergeschikte bijrol? 

Om antwoord te krijgen op deze wat ongemakkelijke vraag, dien jij je dieper in de organisatie en wat haar drijft te verdiepen en de moed te hebben om jezelf de onderstaande vervolgvraag te stellen:

Viert de waan van de dag en de automatische piloot in mijn organisatie hoogtij 
of neem ik voldoende tijd en ruimte om adequaat en wakker op de dagelijkse actualiteit in te spelen

Vragen dichter op de huid
Wat je tegen entropie kunt doen wanneer het jouw huis, je boot of je auto betreft is wel duidelijk. Je initieert acties om de kwaliteit van jouw bezit weer op te vijzelen en geeft bijvoorbeeld opdracht om je huis of boot te schilderen of de auto een extra servicebeurt te geven.

Dat wordt echter anders als deze onzichtbare en onderhuidse slijtage invloed blijkt te hebben op zowel jouw eigen kwaliteiten en talenten, als op die van jouw medewerkers. Dan is deze vraag veel minder vrijblijvend en komt hij behoorlijk dicht op de huid. 

Wanneer je wacht tot dit verval in je werk of thuis zichtbaar wordt, ben je te laat. De teloorgang heeft al toegeslagen, want entropie werkt immers altijd en dus 24 uur per etmaal! Wanneer jij je daarvan niet terdege bewust bent en vergeet er een adequate houding en gedrag tegenover te stellen, trap je, met de organisatie in je kielzog, zomaar in de comfortval. Je kiest samen voor de makkelijke weg van de minste weerstand en hebt haast, waardoor je de signalen die feitelijk op entropie duiden vergeet serieus te nemen.  

Syntropie
Gelukkig heeft deze allesoverkoepelende wet ook nog een tegenpool, die in jargon de naam negentropie (negatieve entropie) ofwel kortweg syntropie draagt. Het is dat deel van dit kosmische principe waarmee ieder mens zich kan verbinden en waardoor zijn creativiteit en inventiviteit aanzienlijk toenemen. Het maakt, wanneer je deze tegenool organisatiebreed inzet, energie voor vernieuwing en toewijding vrij en beëindigt het doorlopende geworstel met tijd. 

Misschien wel het meest belangrijk wat zich door syntropie op organisatieniveau inherent ontwikkelt is, dat het het opnemen van actuele informatie bevordert, waardoor het slijtageniveau (lees: entropie) laag wordt en laag blijft! 

De Vreemde Eend in de bijt
Om organisaties bij deze uitdagende transitie te helpen een vruchtbare balans te vinden tussen zowel entropie als syntropie, heb ik indertijd ‘de Vreemde Eend in de bijt’ ontwikkeld. 

Het is  een nieuw beroep, een soort ‘spindoctor’, een sympathieke en kundige luis in de pels, die met frisse en ludieke ogen vanuit een andere invalshoek op de dagelijkse gang van zaken aan komt vliegen. Hij brengt de glimlach en het plezier in het werk weer terug en omdat het een nieuw initiatief is, geef ik een praktijkvoorbeeld van zijn invloed en werkwijze:

De leden van het directieteam (DT) hebben veel last van elkaar en de CEO van de organisatie vertrouwt mij toe: ‘Ieder van ons is zo verschillend, gespecialiseerd en anders, dat we steeds in conflicten en onenigheid verzeild raken’. Zijn directe vraag aan mij is: ‘Hoe kunnen we in plaats van naast elkaar, meer mét elkaar samenwerken en samen weer vruchtbaar in gesprek komen?’

Hij, zoals in de loop van het gesprek blijkt, is zelf een stevige persoonlijkheid en drukt een behoorlijk stempel op het team door te bepalen wie er wel of niet in zijn team komt. Hij ziet niet dat zijn aanname over ‘anders of verschillend zijn’ of zijn mening over de vruchtbaarheid van de gesprekken, de dynamiek aantasten en mogelijk tegenhouden.

De homogeniteit van het team dat op voorspraak van de CEO is ontstaat, blijkt iedere beweging of ontwikkeling in de weg te staan. Er is immers een wetmatigheid die zegt: Wanneer schuring en weerstanden al bij voorbaat uit processen worden weggehaald of worden ontkend, de pit er uitgaat. 
De goede bedoelingen van CEO generen wel veel roaring, maar dragen geen of nauwelijks vrucht.

We trekken tijd uit om aan functies en zakelijkheid voorbij, de oordelen en meningen over elkaars ‘anders-zijn’ uit te stellen, waardoor er méér bewustzijn voor ieders ‘mens-zijn’ ontstaat. Op grond waar nauwelijks licht in doordringt, kan iets nieuws of origineels immers niet wortelschieten!

De kern van de zaak
Dit soort uitingen van remmende slijtage van binnenuit, veroorzaakt door de cultuur, de gezamenlijke denkkracht van een organisatie, behoort tot het specifieke werkterrein van de Vreemde Eend. Hij kijkt fris en neutraal tegen deze bestaande cultuur aan, want heeft deze weg zelf al eens afgelegd. Samen met de directie zet hij ieders ‘anders-zijn’ in een veilig en helder licht en . . . . stelt vragen. Vragen zoals: ‘Waarin ben jij anders en wat denk of doe je dan? Hoe open ben je en kennen de overige bestuursleden jouw standpunt of mening?’

Ben je toe aan zo’n onbevangen klankbord en durf je deze Vreemde Eend uit te nodigen of blijf je nog een tijdje om de hete brij heen draaien, zonder het samen over de kern van de zaak te hebben? 

Veroudering (lees: entropie) kun je niet tegenhouden,
           vernieuwing wel.                     

Uitspraak van Hans van Mierlo journalist en politicus (1931-2010)