Feedback geven, ja . . . en hoe zit het met ontvangen?

Iedere rechtgeaarde bestuurder en CEO weet in deze complexe tijd dat hij of zij beter en sterker wordt van goed gerichte feedback en het zichtbaar maken van blinde vlekken. Toch komt daar in de praktijk niet zoveel van terecht. Naargelang je hoger naar de top van de organisatie opklimt, dringt deze aanbveling niet door en blijkt een stevig weerwoord of tegenspraak nauwelijks te werken. Dit is kortweg de uitkomst van een recent onderzoek, uitgevoerd door de Amerikaanse Harvard Business School onder een groot aantal vooraanstaande en wereldwijd opererende organisaties.

Waaraan ligt dat en wat is de reden dat feedback zijn belofte (1+1=>1, synergie) meestentijds niet inlost? Waarom is deze onderscheidende en in deze tijd zo broodnodige meerwaarde geen regel en eerder een hoge uitzondering voor organisaties? Op deze belangrijke vragen tracht ik antwoord te geven en ik gebruik als metafoor daar bekende processen vanuit de natuur voor.

De twee kanten van de medaille
Anderen feedback geven of gerichte op- dan wel aanmerkingen maken, is één kant van de zaak. In overdrachtelijke zin lijkt feedback op het bewateren en bemesten van een plant of een struik. Tussen de beplanting en de grond waar het in opgroeit, bestaat een fijnmazige en doorgaans vruchtbare relatie, een symbiose zoals wat dat in jargon noemen. Symbiose is het meewerken van alle partijen aan de weerbaarheid en het opnamevermogen van de ontvanger. Het is als proces te vergelijken met wat we in het bedrijfsleven synergie noemen.

Als je goed kijkt naar wat planten of struiken nodig hebben, kun je daarop responderen en dat is voor feedback en synergie feitelijk niet anders. In het moment suprême respondeer je op de behoefte en de onderliggende vragen van de man of vrouw die je begeleidt, waarmee je deels tegemoet komt aan de voorwaarden die tot synergie kúnnen leiden. Het is een uitgaande stroom informatie en kennis, die de feedbackgever de ontvangende partij aanreikt en zoals gezegd, is dat maar één kant van de medaille.

De keerzijde van de medaille
Anderzijds is er ook een ontvanger, de bestuurder of CEO van de organisatie die z’n best doet om al de aangeboden informatie en kennis goed in zich op te nemen. Het is echter helemaal niet zeker of de betekenis en inhoud van wat hem of haar wordt aangereikt, doordringen en ontvangen kunnen worden. Aan zijn of haar weerbaarheid en opnamevermogen is nog niet gewerkt en ook nog geen aandacht besteed. Daardoor kan de samenwerking vooralsnog geen synergie opleveren, daar is meer voor nodig. 

Bij de metafoor van de plant, is de ontvanger de grond waar het in opgroeit en waar het idealiter z’n voeding en vitaliteit uithaalt. Deze grond, de dieper gelegen keerzijde van de medaille, wordt bij feedback nogal eens over het hoofd gezien. Dat is jammer, want synergie kan het pas echt opleveren, als zowel de feedbackgever als de ontvanger: 

• Voor elkaars op- dan wel aanmerkingen openstaan;  
• Wederzijds ontvankelijk en heel precies afgestemd zijn.

De boodschap moet tot de ontvanger kúnnen doordringen en aan dat aspect ontbreekt het nogal eens.

Het vermogen van de ontvanger
Om dit meest veronachtzaamde deel van feedback helder te krijgen, ga ik weer terug naar de metafoor van de plant. Wanneer de grond waarin de plant staat te schraal is – als de bodem bijvoorbeeld teveel zand bevat - kan het water en de voeding niet effectief tot de wortels van de plant doordringen. Het rent er als het ware aan voorbij, waardoor het niet de tijd krijgt zich er in alle rust mee te voeden en in zich op te nemen en ditzelfde zien we ook bij feedback.

Voordat de kennis en betekenis van de aangeboden informatie (lees: voeding) diep tot in ‘de cellen’ van de bestuurder of CEO kunnen doordringen, zal er eerst gericht aan de grond zelf, aan zijn of haar opnamevermogen gewerkt moeten worden. De CEO dient zich bijvoorbeeld eerst een paradoxale levenshouding eigen te maken, waardoor hij of zij enerzijds leert de aangeboden feedback niet al te persoonlijk op te vatten en anderzijds de intentie die achter de woorden schuilgaat effectief leert meewegen. Het gaat om deze creatieve en vooral actieve dubbelslag!

Dat veel bestuurders van bedrijven en organisaties er niet in slagen deze dubbelslag te maken en de meerwaarde of synergie daardoor mislopen, ligt doorgaans maar deels aan de gegeven feedback of degene die het hen aanreikt, maar vooral aan het (nog) te beperkte opnamevermogen van de ontvanger. Hij of zij kan om uiteenlopende reden de diepere betekenis en inhoud van de informatie niet ontvangen. Dáár ligt de sleutel voor het oplossen van dit actuele dilemma!